Comunicação no Home Office
A importância de uma boa comunicação
A comunicação é muito importante para a boa gestão do home office. Mesmo distantes fisicamente, gestores e colaboradores precisam se manter informados sobre as tarefas e demandas. Aliás gestores precisaram dividir as tarefas e analisar os resultados, enquanto que os colaboradores devem estar cientes de quais são as suas demandas e prazos. Toda essa gestão é bem mais prática quando todos trabalham no mesmo ambiente, rapidamente conseguem se reunir. Porém com o home office isso pode ser um pouco mais complicado.
Para que a comunicação não seja um problema durante o home office, vale a pena investir tempo para estruturar da melhor maneira esse novo processo. As ferramentas de comunicação se tornam essenciais nesse momento. Use e abuse de todas elas: telefone, e-mail, videoconferências, ferramentas de gestão de equipe e produtividade.
Veja exemplos de ferramentas que podem facilitar a comunicação da sua equipe no home office, clique aqui.
Dicas para melhorar a Comunicação no Home Office
Clareza
Para otimizar todo o processo e evitar possíveis problemas, uma comunicação clara e objetiva sempre é importante, porém no home office é mais ainda. Ao entrar em contato com alguém da sua equipe, seja o mais direto possível, fale apenas o necessário. Isso evitará perda de tempo. Mas também seja claro, pois isso evitará problemas resultantes da falta de entendimento. Ou seja, se comunique e se faça entender.
É certo que em alguns momentos a conversa deve ser mais longa, envolvendo mais pessoas ao mesmo tempo, até com o objetivo de justamente deixar tudo realmente esclarecido. O ponto crucial aqui não é a rapidez na comunicação, o mais importante é a clareza do que será informado.
Planejamento
É essencial planejar como será a gestão da comunicação no home office. Quando acontecerá, quais as ferramentas serão utilizadas, quais as ferramentas indicadas para cada situação. Isso cabe aos gestores e líderes. Gastar um tempo a mais definindo esses itens não será perda de tempo, pelo contrário.
Decida, então, quais serão as ferramentas escolhidas, se certifique que os colaboradores saibam utilizá-las e se sabem utilizá-las da forma correta. Deixe claro para quando é cada um das ferramentas, deixe as informações em locais de fácil acesso, número de telefone, endereço de e-mail, por exemplo, qual a ferramenta de videoconferência escolhida, como será o procedimento para agendar as reuniões, entra em contato por telefone primeiro ou manda mensagem, há uma agenda, como ela é acessada.
Domínio
Após padronizar as ferramentas que serão utilizadas, como já mencionado, é necessário treinar os envolvidos para sua correta utilização, não só saber manusear, como também saber escolher qual opção utilizar para cada momento. Uma breve análise deve ser feita antes de decidir qual meio será utilizado. Sempre vou optar pela ligação, ou posso optar por mandar uma mensagem rápida.
Basicamente, precisamos saber utilizar as ferramentas, monitorará-las para identificar o recebimento de novos contatos e informar nossa disponibilidade.
Foco
A rotina no home office pode ser muito diferente do nosso ambiente de trabalho, por diversos fatores, não só a comunicação. Mas para que o trabalho remoto funcione é essencial que todos estejam comprometidos com o trabalho e, nesse caso, comprometidos em tornar a comunicação eficiente. O foco no trabalho é imprescindível para isso, precisamos estar disponíveis para o trabalho, não para outros contatos. Precisamos nos manter disponíveis para que as pessoas da nossa equipe consigam contato conosco quando precisarem. Porém mantenha-se conectado às pessoas do trabalho, mas fique desconectado das suas relações pessoais. Por exemplo, não fique em redes sociais se isso não fizer parte do seu trabalho. Se você não mora sozinho, pode ser difícil evitar algumas conversas durante o dia, mas seja breve e objetivo.
Existem diversas ferramentas que podem contribuir para a adaptação tanto das lideranças, quanto das equipes ao trabalho Home Office, uma delas é o Time Web. O Time Web é um software de Gestão de Produtividade, que possui diversas ferramentas para facilitar a comunicação e a gestão de equipes. Esse software é utilizado para simplificar a gestão do trabalho Home Office. Para quem deseja conhecer melhor suas funcionalidades, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.
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