Gestão do Tempo no Home Office
Gestão do Tempo
O Home Office tem muitas comodidades, mas alguns pontos merecem atenção para que não atrapalhem o rendimento. Um delas é a gestão do tempo. Gestão do tempo é saber planejar e organizar quanto tempo será gasto para realização de determinadas atividades, seja no âmbito profissional ou pessoal. Em casa estamos muito mais expostos às distrações, como as redes sociais, a TV, o videogame. É preciso planejamento e foco para que esses desafios sejam superados.
A má administração do tempo faz com que os dias pareçam ser curtos demais ou não render. Como consequência, as entregas de trabalho acabam sempre deixando a desejar e os resultados da empresa não atingem o seu potencial. Por isso, saber fazer uma boa gestão do tempo contribui diretamente para o aumento de produtividade e eficiência da empresa, promovendo uma melhora nos resultados.
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Técnicas de Gestão do Tempo no Home Office
Atualmente, podemos contar com diversas ferramentas tecnológicas que auxiliam e facilitam a gestão do tempo. Mas há também algumas técnicas que também podem ser bastante úteis e, comprovadamente, geram resultados.
GDT – Getting Things Done
A sigla GTD faz referência à metodologia criada por David Allen e ensinada em sua obra “A arte de fazer acontecer”. Consiste em um método simples e efetivo de 5 etapas que vão fazer você gerenciar todas as suas tarefas com mais eficiência.
- Coletar: faça uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas. Essa lista serve para você tirar o que está na sua cabeça e, com isso, ganhar mais tranquilidade.
- Processar: analise a lista de demandas e identifique aquelas que exigem ação ou não.
- Organizar: organize as tarefas, de acordo com o contexto de cada uma delas, e determine um prazo para que elas sejam concluídas.
- Executar: realize as tarefas previstas. Sem distrações e interrupções.
- Revisar: reveja periodicamente as estratégias de execução das tarefas e faça determinados ajustes, se necessário.
Pomodoro
A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes.
Para executar a técnica, é preciso montar uma lista contendo as tarefas a serem feitas. Com um cronômetro ao lado, você precisa se concentrar na realização de uma das atividades listadas durante 25 minutos. Sem interrupção. Após esse tempo, é permitido dar uma pausa e descansar por cinco minutos, retornando ao trabalho logo em seguida. Depois de cumpridos os quatro ciclos de 25 minutos, você estará autorizado a fazer um intervalo maior.
Matriz de Gerenciamento do Tempo
A matriz de gerenciamento de tempo é uma ferramenta visual que ajuda a priorizar e administrar as horas do dia de acordo com o que realmente importa. Também é conhecida como Matriz de Eisenhower. Com esta ferramenta simples você consegue organizar seu dia. Para começar basta traçar duas retas paralelas, formando duas colunas, as quais você poderá dar nomes a cada uma como Urgente e Não Urgente. E às linhas paralelas você pode nomear como Importante e Não Importante. Apenas um esclarecimento sobre a diferença entre o que é importante e o que é urgente:
- Tarefas importantes: são aquelas cujos resultados impactam diretamente as metas que você precisa cumprir e propósitos que deseja atingir;
- Tarefas urgentes: costumam ter um prazo definido e exigem atenção imediata. Se não receberem o devido foco o quanto antes, pode haver consequências indesejáveis.
Desta forma, você terá quatro quadrantes onde listará as suas atividades de acordo com a urgência e importância, cada uma em seu quadro de acordo com a qualificação da atividade. No primeiro quadrante, ficam as tarefas mais cruciais para o seu trabalho. Elas recebem a prioridade mais alta, têm um prazo a ser respeitado e devem ser concluídas assim que possível. No segundo quadrante, colocamos as tarefas relacionadas às suas metas, mas que não têm uma data de conclusão bem delimitada. No terceiro quadrante, ficam as tarefas que não são importante, mas são urgentes, o ideal é delegar para outras pessoas ou só realizá-las se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores. No quarto quadrante, ficam as tarefas que não são importante nem urgente, assim, basta deixar para depois ou, simplesmente, eliminá-las.
5W2H
A 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada no planejamento estratégico de empresas. Ela parte de uma meta para organizar as ações e determinar o que será feito para alcançá-la, por qual razão, por quem, como, quando e onde será feito, além de estimar quanto isso custará. Os cinco “Ws” representam (em inglês): o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who). Já os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much).
A técnica ajuda no gerenciamento do tempo na medida em que evita a procrastinação e determina uma data para finalizar o trabalho. Daí, basta dividir quebrar a sua responsabilidade em micro-objetivos e dividi-los durante os dias até o prazo final.
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